Prefeitura Sem Papel: tramitação de processos por meio digital gera economia e agilidade ao contribuinte

Ilustração

A era digital exige que as empresas públicas e privadas precisam se adaptar para garantir economia e agilidade aos processos. É exatamente isso que a Prefeitura de Arapiraca tem feito com a implantação do Programa Arapiraca Digital – Prefeitura Sem Papel.

Lançado na última sexta-feira (29), o 1Doc, sistema disponibilizado através de uma parceria com a Sogo Tecnologia, viabilizará uma mudança no modos operandi da tramitação de processos, gerando economia, agilidade e diversos outros benefícios ao município. 

Confira alguns deles:

Redução de custos:

A redução de gastos com processos operacionais costuma ser um dos principais objetivos de toda instituição pública. Com o investimento na transformação digital, com a assinatura eletrônica de documetos, por exemplo, é possível reduzir consideravelmente os gastos com impressões, cópias e acúmulo físico de documentos, tendo em vista que todos os arquivos serão armazenados na nuvem, impressos apenas de acordo com a extrema necessidade.

Os recursos públicos economizados podem ser redirecionados para outras áreas que beneficiem diretamente a população.

Contribui com o meio ambiente:

O uso indiscriminado de papel gera impactos negativos para o meio ambiente. Segundo a Water Footprint Network (WFN), a fabricação de papel consome pelo menos 68 milhões de árvores por ano só nos Estados Unidos.

Padroniza processos:

A padronização dos processos está diretamente ligada ao aumento da produtividade de uma empresa. E o raciocínio não é difícil de entender: quanto mais organizados, planejados e precisos forem os fluxos de trabalho da organização, menores serão as possibilidades de erro. Alguns exemplos são as correspondências que nunca chegam ao destinatário, os documentos perdidos no ambiente de trabalho e os erros humanos nos processos operacionais.

Com o uso de documentação eletrônica, as diferentes etapas dos seus processos de trabalho serão conduzidas de forma mais ou menos padronizada, independentemente das possíveis falhas dos serviços de correspondência, de defeitos técnicos nos computadores ou da contratação de funcionários novos e inexperientes, por exemplo.

Agiliza a tramitação:

Processos digitais implicam em mais praticidade nos processos rotineiros da instituição. Afinal, se seus documentos estão armazenados na nuvem e não em um depósito físico, fica muito simples acessar, editar e compartilhar arquivos tanto com a equipe como com os contribuintes, mesmo que vocês não estejam no mesmo ambiente.

Acrescenta praticidade ao dia a dia:

A padronização dos processos está diretamente ligada ao aumento da produtividade de uma organização, seja ela pública ou privada. E o raciocínio não é difícil de entender: quanto mais organizados, planejados e precisos forem os fluxos de trabalho da organização, menores serão as possibilidades de erro. Alguns exemplos são as correspondências que nunca chegam ao destinatário, os documentos perdidos no ambiente de trabalho e os erros humanos nos processos operacionais.

Com o uso de documentação eletrônica, as diferentes etapas de seus negócios serão conduzidas de forma mais ou menos padronizada, independentemente das possíveis falhas dos serviços de correspondência, de defeitos técnicos nos computadores ou da contratação de funcionários novos e inexperientes, por exemplo.

Reduz inúmeros riscos:

Ao investir no uso de documentos eletrônicos, caem consideravelmente os riscos de fraudes e extravios de arquivos importante. E a razão disso é óbvia: os arquivos físicos são muito mais suscetíveis às condições de armazenamento, podendo sofrer danos em decorrência de muita luz, umidade, inundações ou incêndios.

Mesmo que você armazene seus documentos digitais em HDs externos, pendrives ou computadores, eles podem ser comprometidos por problemas técnicos e falhas de segurança. E tudo isso deixa de ser um problema quando você os armazena na nuvem! Nesse caso, só as pessoas autorizadas poderão acessar os arquivos, evitando assim que documentos sensíveis caiam em mãos erradas.

Economiza espaço físico:

Ao apostar no uso de documentos digitais, você pode dizer adeus às grandes salas de arquivos, gavetas de CDs e armários abarrotados de papel dentro da sua empresa. No fim das contas, você economiza em espaço físico, na compra de equipamentos e no aluguel, pois já não será preciso adquirir dispositivos para backup ou dispor de espaços enormes para garantir a continuidade dos negócios.